Ввод последовательностей в MS Office Excel

Excel позволяет вводить последовательности автоматически. Выясним, в чем заключается функция автозаполнения ячеек. Для этого рассмотрим несколько видов последовательностей.

Числовые последовательности

Чтобы пронумеровать ячейки, можно вводить номера вручную. А можно использовать автозаполнение. Для автоматического ввода номеров напечатаем в ячейке А1 число 1, в ячейке А2 число 2. Выделим обе ячейки. Обратим внимание, что в правом нижнем углу ячейки А2 появился черный квадратик – это маркер заполнения.

Если навести на него курсор мыши, то курсор примет вид чёрного крестика. Нажатой на маркер заполнения левой кнопкой мыши тянем вниз. Рядом с курсором появляется значение, которое будет введено в последнюю ячейку, если отпустить кнопку мыши.

• Если в ячейку А1 ввести значение 1, а потом нажать на клавиатуре клавишу Ctrl и за маркер заполнения этой ячейки потянуть вниз, то значения следующих ячеек будут увеличиваться на 1.
• Чтобы ввести последовательность нечетных чисел (шаг увеличения чисел равен 2), введем в ячейку А1 число 1, а в ячейку А2 число 3. Далее выделим обе ячейки и за маркер заполнения потянем вниз. Мы получим последовательность чисел 1, 3, 5, 7 и т.д.
• Аналогично можно получить последовательность чётных чисел, для этого нужно ввести числа 2 и 4 (шаг равен 2)
• Ввод арифметической (геометрической) прогрессии. Для создания арифметической прогрессии введем в ячейку А1 значение первого члена прогрессии. На вкладке Главная в группе Редактирование выберем команду Заполнить – Прогрессия. 

В диалоговом окне Прогрессия можно установить параметры: Расположение, Тип прогрессии, Шаг, Предельное значение.

Если выбрать расположение по столбцам арифметической прогрессии с шагом 5 и предельным значением 25 (при этом в ячейке А1 введено значение 2, а сама ячейка выделена), то получим следующее заполнение:

Примечания:

ü Автозаполнение можно использовать не только по столбцам, но и по строкам. Для этого нужно вводить начальные значения в сроке и перетаскивать маркер заполнения не вниз, а вправо.

ü Если нужно заполнять последовательность чисел в порядке возрастания, то маркер нужно перетаскивать вниз или вправо. Если в порядке убывания – вверх или влево.

Последовательность дней недели.

Чтобы ввести последовательность дней недели, достаточно в первую ячейку ввести Понедельник и потянуть за маркер заполнения этой ячейки в нужном направлении.

Последовательность Месяцы

Точно так же, как и во втором примере (последовательность дней недели), можно получить последовательность месяцев, введя в первую ячейку нужный месяц (например, Январь)

Последовательность дат

Введя в ячейку дату (например, 20.06.2015), можно получить последовательность дат.

Повторение последовательности

Если в ячейки А1, А2, А3 введены числа 1, 2, 3 соответственно и мы хотим, чтобы эта последовательность повторялась, выделим эти ячейки и при нажатой клавише Ctrl за маркер заполнения протянем вниз (или вправо), то мы получим последовательность 1, 2, 3, 1, 2, 3, 1, 2, 3…

Примечание

При использовании функции автозаполнения рядом с диапазоном появляется кнопка Параметры автозаполнения. При нажатии на неё можно выбрать нужный вариант.

В качестве примера введем в ячейку значение 1, за маркер заполнения протянем вниз. Обратим внимание, какой результат будет, если выбрать каждый из вариантов автозаполнения:

1)    Копирование ячейки – все значения равны 1.

2)    Заполнить – получим прогрессию с шагом 1.

3)  Заполнить только форматы – не будет значений, можно использовать при копировании форматирования ячеек, когда нужно, чтобы значения ячеек не изменились.

4) Заполнить только значения – все значения равны 1, при этом форматирование ячейки не копируется.

Создание своего списка автозаполнения

Если нужно создавать таблицы, содержащие или одни и те же наименования товаров, или список класса, или другие последовательности, чтобы не вводить каждый раз эти значения вручную, можно создать свой список автозаполнения.

Если используется Excel версии 2003, то нужно выбрать меню Сервис — Параметры — Списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.

Если используется Excel версии 2007 (2010), то нужно выбрать Файл —  Параметры — Дополнительно — в Общие Изменить списки — Новый список — вводим элементы списка через клавишу Enter — выбираем Добавить — ОК.

После создания своего списка автозаполнения достаточно в нужную ячейку таблицы ввести первое значение из списка (в примере Иванов Антон) и протянуть маркер заполнения ячейки в нужном направлении.

Важно

Если маркер заполнения отсутствует, то нужно настроить Excel так, чтобы маркер отображался.

Для этого, если Вы используете версию 2003, выбираем Сервис — Параметры — на вкладке Параметры устанавливаем галочку Перетаскивание ячеек.

Если Вы используете версию 2007 или 2010, Файл (кнопка Офис) — Параметры — Дополнительно — Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек — ОК.

Ввод данных экспресс-методом

Если таблица содержит в нескольких ячейках одинаковые данные, для быстрого ввода этих данных можно использовать экспресс-метод.

Используя клавишу Ctrl, выделим ячейки, в которые нужно ввести одинаковые значения.

В строку формул введем нужное значение и нажмем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+Enter. Все выделенные ячейки автоматически заполнятся нужными данными.